एक्सेल एक्सेल - भाग २१ - लुकअप फंक्शन्सचं महत्व

एक्सेल एक्सेल: भाग १ - भाग २ - भाग ३ - भाग ४ - भाग ५ - भाग ६ - भाग ७ - भाग ८ - भाग ९ - भाग १०

भाग ११ - भाग १२ - भाग १३ - भाग १४ - भाग १५ - भाग १६ - भाग १७ - भाग १८ - भाग १९ - भाग २०

भाग २१

लुकअप फंक्शन्सना एक्सेलमधे बरंच महत्व आहे. त्यांचा उपयोग जरी खूप असला तरीही त्यांना दिलं जाणारं महत्व, किंवा त्यांचा केला जाणारा बाऊ हा जरा टोकाचा आहे. इंटरव्ह्यू मधे 'व्हीलुकअप येतं का?' हा प्रश्न विचारला गेलेला तुम्ही ऐकला असा. अनेकदा तर एक्सेल मधे मास्टरी असण्याची परमोच्च सीमा म्हणजे व्हीलुकअप, एचलुकअप अशी लोकांची समजूत झालेली बघायला मिळते. लुकअप फंक्शन्स फारशी कठीण नव्हेत. एकदा ती कशा पद्धतीने काम करतात हे आपल्याला कळलं, की झालं.

लुकअप म्हणजे शोध घेणं. अर्थातच, लुकअप फंक्शन्स ही कशाचा तरी शोध घेऊन तो परिणाम आपल्याला मिळावून देतात. एक्सेल म्हटल्यावर सहाजिकपणे एक्सेलमधील डेटा मधे हा शोध घेतला जातो व त्या डेटामधील नेमका भाग किंवा माहिती आपल्याला मिळवता येते. या लुकअप फंक्शन्स प्रकारातील तीन मुख्य फंक्शन्स आपण बघू.

१) लुकअप - हे सरळसोट लुकअप फंक्शन आहे. सिन्टॅक्स असा आहे:
=lookup(lookup_value, lookup_vector, [result_vector])
=lookup हे फंक्शन. lookup_value म्हणजे 'काय शोधायचं?' हा सेल रेफरन्स असू शकतो किंवा मॅन्युअल इनपुट ऑफ अ व्हॅल्यू ऑर टेक्स्ट. lookup_vector म्हणजेच 'कुठे शोधायचं?' या ठिकाणी हा सिंगल कॉलम किंवा सिंगल रो मधील सेल्स चा संच असायला हवा. या रेंजमधे lookup_value शोधली जाते. [result_vector] म्हणजेच 'मिळाल्यास कुठली व्हॅल्यू दाखवायची?' lookup_value मिळाल्यास तिच्याशी संलग्न असलेली व्हॅल्यू कुठल्या सेल रेंजमधून आणायची ती सेल रेंज इथे अपेक्षित आहे, पुन्हा, सिंगल रो किंवा सिंगल कॉलम मधले सेल्स असायला हवेत.

२) व्ही-लुकअप - व्ही चा अर्थ व्हर्टिकल. हे फंक्शन व्हर्टिकल म्हणजेच कॉलम्स मधे साठवलेल्या डेटावर काम करण्यासाठी आहे. याचा सिन्टॅक्स साधारण लुकअप या फंक्शनप्रमाणेच आहे.
=vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
व्हीलुकअप हे फंक्शन. पुढे lookup_value म्हणजेच काय शोधायचं? table_array म्हणजेच कुठे शोधायचं? आणि col_index_num म्हणजेच मिळाल्यावर त्याच्याशी संलग्न कितव्या कॉलम मधील व्हॅल्यू उत्तर म्हणून दाखवायची. व्हीलुकअप साठी असलेला डेटा हा कॉलम्स म्हणजेच उभ्या रकान्यांमधे साठवलेला असला पाहिजे हे गृहीत आहे. त्यामुळे कॉलम इंडेक्स नंबर जो आकडा देऊ, त्या कॉलम मधील व्हॅल्यू आपल्याला उत्तरादाखल मिळते. यात आणखी एक भाग आहे तो म्हणजे [range_lookup]. या जागी एक तर ० किंवा १ ही व्हॅल्यू देता येते. ० दिल्यास lookup_value तंतोतंत मॅच मिळाल्यासच उत्तर मिळतं अन्यथा एरर मिळतो. १ दिल्यास lookup_value शी अ‍ॅप्रॉक्झिमेट मॅच व्हॅल्यू मिळाल्यासही उत्तर दिलं जातं.

हे फंक्शन वापरतानाचा महत्वाचा नियम असा की lookup_value आपल्या table_array मधे ज्या कॉलममधे असेल त्याच कॉलमपासून आपलं table_array सिलेक्शन सुरू झालं पाहिजे. किंवा col_index_num हा १ किंवा १ पेक्षा अधिकच असू शकतो. तिथे ० किंवा ऋण संख्या असू शकत नाही.

३) एच-लुकअप - व्ही च्या जागी एच म्हणजेच हॉरिझाँटल. या व्यतिरिक्त फंक्शनच्या लॉजिकमधे काहीही फरक नाही. व्हीलुकअप मधे col_index_num असतो त्या जागी इथे row_index_num असतो इतकंच.

या फंक्शन्स ची उदाहरणं वर चित्रात दिलेली आहेत. अशाच प्रकारच्या डेटासोबत या फंक्शन्सचा सराव करून बघितला तर लगेच कळेल की व्हीलुकअप सारखी गोष्ट किती साधी सरळ आहे ते. भल्यामोठ्या डेटामधून नेमकी माहिती शोधून काढायचं काम लुकअप फंक्शन्स अतिशय उत्तमप्रकारे करतात.